コミュニケーション能力とは

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最近の求人広告を見ていると、求められるスキルとしてコミュニケーション能力を求めるものが多く見られます。では、コミュニケーション能力とは何なのでしょうか? コミュニケーション能力は、こんな学校で勉強したとかこんな資格をもっているとかで相手に示すことができない暗黙知スキルです。そんなコミュニケーション能力について一体なんなのか、自分の経験から色々考えてみました。

コミュニケーション能力とは、自分の伝えたいことを正しく伝えられる能力だと思います。当たり前だと思われるかもしれませんが、意外に情報は正しく伝わらないものです。なぜなら正しく伝えるためには、自分の中で伝えたいことがまとまっていないとだめですし、さらに相手に理解できる形で表現できなければいけません。そして、考えをまとめるためには、理屈が通っていて、誰もが納得できる形になっていることが必要です。さらに、相手に伝える時は、相手が今どれくらい知っているかも考えるべきでしょう。よく自分がすでに知っている前提知識の元に話す人がいますが、それでは相手には正しく理解されないと思います。相手に伝える時は、相手の知識がどれくらいなのかを常に探りながら伝えて、ちゃんと伝わったか確認をすることが大事です。

例えば、ある成果物を期日までに納品するようなプロジェクトでは、納期の日から逆算してここまでにはどういうことをやっておかなければいけないのかを割り出します。そこからやるべきことは何が必要かを洗い出して、人やお金の調達をしていきます。そういった理屈が通っていれば、相手も納得感をもって理解できると思います。そして、その計画をガントチャートやわかりやすいプレゼン資料で表現して関係者の承認を得るといった形でプロジェクトを進めていきます。このようにわかりやすい形で説明して相手が理解したことを確認することができればプロジェクトもスムースに進むでしょう。

次にコミュニケーションでは率直に伝えることが重要です。日本人は相手を気遣うためか、あいまいな言い方をすることが多いと思います。しかし、相手に何か伝えたい場合は、できるだけ言いたいことをシンプルに表現して明確に伝える必要があります。そうしないと伝えたことが正しく理解されないおそれがあります。
Appleのスティーブジョブズは率直な物言いで有名ですが、彼はある会議の時に見慣れない女性が会議に参加しているのを見つけて「君は誰だ。」と聞いたそうです。彼女は上司に会議に参加するように言われてきたというとジョブズは「君はこの会議には必要ない。ご苦労様。」と言ったそうです。これを聞くとひどいことを言うなという印象ですが、ジョブズは企業の会議を意味のあるものにするために最小限のメンバーで行うようにして、いつまでもAppleをベンチャー精神のある企業にしたかったのだと思います。
(しかし、言うべき相手はその女性ではなく指示した上司だと思うんですが、自分が言われたらこの会社の連中はバカじゃないのと思ってしまいそう。(苦笑))

しかし、相手に率直に伝える時は相手を人として尊重することが重要です。会社は仕事をするところですから、仕事最優先になるのはある程度は仕方がないですが、人には感情があっていくら仕事のためだとは言っても、あまりにも人を蔑ろにするような物言いは誰でも腹がたつものです。そして、感情的になるとちゃんとしたコミュニケーションは取りにくくなってしまいます。例えば、ちゃんと仕事をできない人に感情に任せて暴言を浴びせる人をたまにみかけますが、そういうことをしても事態は改善しないでしょうし、最近ではパワハラで訴えられたりします。
私はスターバックスの店の雰囲気が好きでいつも利用しているのですが、スターバックスではスタッフに仕事を依頼する時は命令口調ではなく「やってもらえますか」という形でお願いするそうです。そう言われると働いている方も気持ちよく働けますし、こうすればいいのではという前向きな改善提案を考える余裕も出てきます。
仕事をしているとつい相手に完璧を求めてしまいますが、人は失敗もするし怒ったり落ち込んだりもするものです。それに言っている本人だって完璧ではないので、人とはそういうものだと思って寛容な心で接することが大事だと思います。

また、仕事では必要な情報が必要な人に必要なときに伝わっていることが重要です。企業は組織が大きくなると色んな部署の人たちと連携する必要がでてきます。しかし、多くの企業では部署や個人がスタンドアローンで動いていて連携できていないことがよくあります。例えば、プロジェクトにはマイルストーンというのがあって、ある時期にはこういうことができていないといけないということを決めたりします。そんな時に他部署にやっておいてほしいことを伝えておかないとその時になって聞いていませんでしたということになりがちです。これはリーダー不在やセクショナリズムな日本の企業組織のマネージメントの問題でもありますが、そういう組織だからこそ他の人たちとやりとりできる能力が重要になると思います。

そして、相手の立場にたって伝えることも重要です。よく自分のいいたいことだけ言う人がいますが、伝えたい相手が何を求めているのかを考えないと何も伝わりません。例えば、自分の売りたいものを顧客に一方的に説明する営業の人がいますが、相手が何を求めているのかを聞かないで相手が買いたくもないものの説明をしても誰も聞いてくれないでしょう。一方、できる営業は顧客の状況を調査し、顧客が何を求めているのかを聞いて提案するものです。まずは相手の立場に立って相手の求めているものが何かを知った上で伝えることがコミュニケーションでは大事です。

結局、コミュニケーション能力で重要なのは人に興味をもつということだと思います。最近は景気も悪いためか、精神的な余裕がないので他人の心配をしている場合ではないという風潮があるのかもしれません。実際、多くの企業がリストラを行なっていますし日本の財政赤字は膨らむ一方の状況で、これから自分はどうやって生きていけばいいか不安な人が多いのでしょう。そういう状況では人は利己的になってしまうのは仕方のない事なのかもしれませんが、そういう時こそ相手のことを考えて行動する戦略が生きていく上で重要になるのではないでしょうか。
自分も含め人は欠点だらけでどうしようもないと思うことも多いですが、できることからやって少しづつよくしていきたいものですね。

成し遂げたい結果からやるべきことを考える考え方は役に立ちます。

率直に伝えることは重要です。でも、相手をけなすのはやめたほうがいいですね。

人にはやさしく、でも言うべきことは言うということですね。

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