仕事をうまくやるためのコツ

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photo credit: hufse via photopin cc

日々仕事をしていると、どうもうまくいかないとか効率よくこなすことができないと感じることはありませんか?

それは、現代の仕事の内容がより脳の能力を酷使する状況になり、人々がそれに対応できなくなってきているからなのかもしれません。

最近の脳科学では人間の脳の働きが少しづつ解明されつつあり、仕事にも生かせる知恵がいくつかあります。

それをまとめてみました。

  • 懸案事項を全て書きだす(GTD仕事術)

多くの働く人たちは日々圧倒される数の仕事に直面することも多いと思います。

例えば、複数の仕事を並行して行う状況に追い込まれることが結構発生します。

そうすると頭の中が様々な仕事のことを考えなければいけなくなり集中力が下がってしまいます。

人間の脳はこれをしなければと考えているだけでかなりのエネルギーを使っています。

こんな時は懸案事項を全て書きだして頭の中をからっぽにします。

こうすることにより、いまやるべきことに集中することができるようになります。

  • 目に見える形にする。(見える化)

人間の脳はあいまいで抽象的なことを考えるのが苦手です。

たとえば、ある仕事をどこまでやったか本人だからわかっているつもりでも、実際に今どのくらいまで達成したかちゃんとわかっていなかったりします。

これを作業をリストにして終わったものをチェックしていけば、今まで何をやったか一目瞭然となります。

また、ものごとを見える形にするとフィードバックとして脳で情報が再処理されて新たな発想に結びつくようになります。

  • 把握可能な大きさに分割する(分割統治)

人間の脳が把握できる量にはかぎりがあります。

ある実験によると、組織のメンバーが100人を超えると全員のメンバーを覚えることが難しくなっていくそうです。

大きすぎて一度には把握できないものは分割して、把握できる大きさにしてから理解する必要があります。

例えば、人が多すぎたらグループ分けするとか、複雑な作業はお互い関連性のない基本的な作業に分割するなどです。

そうすれば、全体像を把握することができ、分割した部分の中だけで詳細な事について検討することができます。

  • まずは問題に対する解決を自力で考えてみる(論理的思考)

特に学校で成績がよかった人が陥りがちがことですが、問題解決の方法をネットや文献など他の人が考えたことに求めてしまう傾向があります。

例えば、最近アジャイル開発というのがソフトウェア開発では一般的になってきましたが、何が何でもアジャイルと考えて解決しようとする人が結構います。

しかし、その方法が本当に自分たちの環境にあっているかわかりませんし、あわせるために新しいことを考える必要があるかもしれません。

まずは、今ある知識だけで自分で考えるくせをつけましょう。

  • 仮説を実行し、うまくいったか確認する。失敗した場合はその理由を調べる。(仮説-実行-フィードバック)

現代は答えのない問題を自分で解決しなければいけないことが多くなっています。

例えば、これからどんな製品が売れるかは高度成長のころはある程度予測できました。

しかし、現代のようにモノに溢れている時代は何が売れるかわかりません。

そんなときはまず仮説を立てて、それを試して結果を見るという作業が必要になります。

そして、その結果をフィードバックしてまた仮説を組み直すという繰り返し作業になります。

  • 見積もりの難しいことを見積もるには。(フェルミ推定)

例えば、東京には電信柱が何本あるでしょうか?

普通に考えたらわかるわけがないと思ってしまうかもしれません。

しかし、東京の人口や電信柱の間隔などから大まかな推定は可能です。

これと同じように日々の仕事でも情報が限られている状況で予測しなければいけないことが結構あります。

そのような場合でも、少ない情報から推測することができればいろんな場面でとても役に立ちます。

  • いつもハッピーな気持ちでいること(ポジティブ心理学)

多くの人は成功したから人は幸せになれると思っていますが、実は逆です。

つまり幸せと感じている人が成功する傾向にあるのです。

脳科学の一分野であるポジティブ心理学によると、人は幸せを感じると想像力や仕事のパフォーマンスが増すそうです。

例えば、仕事中にオフィスの人にお菓子を配ったりすることがあると思いますが、こんななにげない心遣いでももらった人たちのパフォーマンスを改善することに大きな影響を与えています。

また、個人でも失業するかもしれないとか責任を問われるかもしれないなど、ネガティブなことばかり考えていると自分のパフォーマンスが落ちてしまいます。

もちろん、そういうネガティブなことを考えなければいけない状況もあるでしょうが、そればかりで頭をいっぱいにするのではなくこれができたらすばらしいという前向きな気持ちを持つようにすればおのずと仕事のパフォーマンスもあがるようになります。

ここに書いてあることは、私が実際に失敗したり他の人たちの失敗を見て学んだことです。

そのことがたまたま本に書いてあったりして、誰しも同じような失敗をするんだなと思います。

やはり、仕事は失敗から学んで改善していくのが醍醐味なのかもしれませんね。

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