Get Things Done – 自分をカイゼンする

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GTD 3/12/07 via photopin (license)

現代社会は変化の速度が速くなっていることもあって、人々は仕事で時間に追われるようになり様々な作業を並行して片付けなければいけない状況になりました。
長い人類の歴史の中でも多くの人びとが時間に追われるようになったのは産業革命以降になってからです。
しかし、工場などでは決められた作業を繰り返せばよかったのですが、現代社会は自分で作業の優先順位を決め、状況に応じて作業内容も変えていかなくてはいけなくなってしまいました。
そういった混沌とした状況を目の前にすると、人は呆然として作業にとりかかることさえ難しくなることがあります。

さらに、少ない人数で多くの仕事をこなすことを求められることが多くなっています。
しかし、安易に人を増やしても非効率なやり方でやっていると余計に作業が増えてしまって仕事が片付かないという状況になりがちです。

では、そんなときはどう対処すればいいのでしょうか。

1 掃除・片付け

人間の脳はなにか情報を感知するとそちらに集中してしまう性質があります。
例えば、机の上が乱雑になっていたり、騒音が絶えない環境ではなかなか仕事に集中できません。
(部屋が散らかっていても気にならない人もいますが、そういう人は特殊なフィルターがあって混沌な状況でも集中できる特殊能力があるのかもしれません。)

まずは、仕事する場所の掃除と片付けからはじめましょう。

机の上は仕事に必要なものしか目にしないようにします。
書類もキングファイルなどに分類してバインディングします。
さらに、書類はスキャナーでスキャンして捨てられるものはどんどん捨てていったほうがいいでしょう。
仕事場も綺麗に掃除して余計なものは収納にきれいにかたづけましょう。
整理整頓された部屋は音の反響まで澄んで聞こえます。
仕事場の環境はパフォーマンスにかなり影響を与えますので、がんばって片付けましょう

2 タスクを分解する

作業はひとつに見えても実は複数の作業の複合であることがほとんどです。
特に、量的に圧倒されるような仕事やあいまいな指示の仕事が降りかかってくると、自分ではできないのではないかと思ってしまうものです。
そんなときは

仕事を複数のタスクに分解してみましょう。

例えば、ソフトウェア開発では設計、実装、テスト、デプロイという工程を経ることになりますが、設計を更にUI設計、DB設計、API設計に分解することができます。
実装もテストコード作成、プログラムロジック実装、スタブコード作成などのタスクに分解することになるでしょう。

このように膨大と思われている仕事でも分割すれば作業のイメージも湧いてきますし、小さいタスクならどれくらいでできそうか作業見積もりもしやすくなります。
一番大きいのは気持ち的にできそうだと思えることだと思います。
さらに、タスクを分解できればどのタスクが他の人に切り出して依頼できるタスクかも見えるようになります。
何か仕事をふられたら、まずは小さいタスクに分解することを考えましょう。

3 記録する

人間の記憶はいいかげんなもので、仕事などでも言った言わないでもめたりすることも多いと思います。
仕事で大事と思われることはまずはメモを取るようにしましょう。
その場合5W1Hを意識してメモすると完璧です。

そして、

自分のToDoリストを作っていきます。

ToDoリストには自分がいつまでに何をどのようにして行うかを明記していくといいと思います。
そして、作業が完了したらToDoリストから削除していきます。
自分のやるべきことくらい覚えていられるという方は多いと思いますが、ToDoリストで視覚的に仕事が片付いていくところを見るとモチベーションがすごく上がってもっと効率よく片付ける方法はないかと常に考えるようになります。
人間の脳は眼にみえる形にしないと働かない構造になっているのかもしれません。

また、Todo以外にもノートを取ることが多いと思いますが、そんなときは方眼ノートがおすすめです。
なぜ方眼ノートがいいかというと、きれいに書くことができるからです。
なぜきれいに書くことが必要かというと、きたないメモは後で見返そうと思わないからです。
方眼ノートだとマス目にしたがって字を揃えたりまっすぐな線を書くことができます。
方眼ノートについては現在自分でも試行錯誤中ですので、またブログで書きたいと思います。

4 自動化する

最初は非効率な方法でやっていた仕事もやっているうちに効率のいい方法がわかってきます。
さらに、違うタイプの仕事にもその方法が応用できることがわかったりして、何も考えなくても単純作業的にできるようになっていきます。

例えば、私は以前は領収書を受け取ったら、そのたびに引き出しにつっこんで月末に領収書の束を時系列に台紙に貼るという作業をしていました。
これを最初から時系列に束ねておけばあとで整理する作業をしなくてもいいと気づきました。
これは他の請求書や税金関連の書類にも応用できました。

さらに、エクセルやプログラムを使って集計の自動化も進めれば人の判断を入れなくても自動的にアウトプットが出てくるというシステムができてきます。
仕事って意外に人の判断を入れなくてもできてしまう作業が結構あります。

作業を自動化していけば生産効率はかなり上がると思います。

トヨタのカイゼンは自動車の製造に飛躍的な効率アップを実現しましたが、サービス業は未だに非効率なやり方で行われていることが多いと思います。
特に、日本のような低成長社会では作業効率をあげていくことでしか社会を存続させることは難しくなっていくのではないでしょうか。
多くの人が作業効率のカイゼンを行っていけば、日本でもまだ経済成長できる余地はあるのではないかと思います。